
Zastanawiasz się, co dokładnie kryje się pod określeniem archiwizowanie akt? Poniżej przybliżamy ten proces i sprawdzamy, z jakich etapów się składa.
Archiwizowanie dokumentów – dlaczego należy do tego zadania podejść rzetelnie?
Bez właściwie uporządkowanych danych trudniej będzie nam realizować swoje obowiązki służbowe. W końcu ciężko jest wyobrazić sobie firmę, która sprawnie działa i jednocześnie ma chaos w dokumentacji. Archiwizacja danych i dokumentów to także możliwość upewnienia się, czy w należyty sposób wywiązujemy się ze swoich obowiązków, również tych związanych z RODO (m.in. nie możemy przechowywać danych osobowych dłużej niż jest to rzeczywiście potrzebne).
Jakie czynności obejmuje archiwizacja dokumentów?
Pierwszą istotną sprawą jest zakwalifikowanie akt do właściwej kategorii. Następnie należy przyporządkować dokumentację do określonej grupy rzeczowej. Usługi archiwizacyjne obejmują także porządkowanie jednostek:
- tematyczne;
- chronologiczne.
Archiwizacja dokumentacji nie może obyć się także bez oznaczenia akt. Specjaliści uwzględniają więc takie informacje jak chociażby nazwa instytucji, komórki, tytuł akt i wiele innych cennych danych. Proces oznacza także nadanie aktom terminu przechowywania oraz brakowanie akt. Kompleksowe usługi, świadczone np. przez firmę EkoAkta obejmują również niszczenie niepotrzebnej dokumentacji oraz nadanie dokumentom topografii.
Do zalet takiego wariantu zaliczyć należy także możliwość skorzystania z innych usług, związanych z organizacją akt. Wiele przedsiębiorstw działających w tej branży oferuje bowiem przechowywanie i archiwizowanie dokumentów oraz rozwiązania w postaci utylizacji i digitalizacji.
Fachowe usługi archiwizacyjne
Jak widać archiwizowanie dokumentów jest złożonym, wieloetapowym procesem. Żeby każdy z nich zaszedł bez problemów, osoba zabierająca się za to zadanie powinna mieć specjalistyczną wiedzę i znać standardy stosowane w archiwistyce. Tylko wtedy uporządkowany zbiór będzie w pełni czytelny. To właśnie dlatego to ważne zadanie, jakim jest archiwizacja akt, warto przekazać profesjonalistom.