
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów ma duże znaczenie dla sprawnego funkcjonowania firmy, stanowiąc jednocześnie prawny obowiązek wszystkich podmiotów działalności gospodarczej i jednostek administracji publicznej. Bezpieczna archiwizacja dokumentów musi uwzględniać obowiązujące od 25 maja 2018 roku przepisy RODO o ochronie danych osobowych osób fizycznych na obszarze Unii Europejskiej.
Co trzeba wiedzieć o RODO?
RODO to unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych zawierające regulacje dotyczące ochrony przetwarzania danych personalnych osób fizycznych i przepisy o swobodnym obiegu takich danych. Ma ono zastosowanie zarówno wobec jednoosobowych podmiotów gospodarczych, małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych firm oraz korporacji. Celem RODO jest zabezpieczenie obywateli państw UE przed poczynaniami hakerów, przesyłaniu wiadomości typu spam, czy niechcianymi kontaktami (np. marketing telefoniczny). W oparciu o niniejsze przepisy utworzone bazy danych mogą być wykorzystywane jedynie w zakresie niezbędnym do nawiązywania kontaktów z klientami.
Archiwizacja dokumentacji – co obejmuje?
Archiwizowanie dokumentów, w zależności od podmiotu jaki nimi dysponuje, obejmuje różnego rodzaju dokumenty i akta, w tym:
- dokumenty księgowe (rachunki, faktury, księgi podatkowe),
- formularze zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS ZFA, ZUS ZPA),
- dokumenty rozliczeniowe poświadczające wysokość składek odprowadzonych do ZUS,
- akta osobowe pracowników, z którymi rozwiązano umowy o pracę,
- dokumentację medyczną prowadzoną przez jednostki służby zdrowia (np. skierowania na badania, czy zdjęcia rentgenowskie).
Jak powinna przebiegać archiwizacja dokumentów zgodnie z RODO?
Archiwizacja dokumentacji dzieli się na kilka etapów. Pierwszym z nich jest posortowanie akt i przypisanie im właściwej kategorii (A lub B). Potem należy je zaklasyfikować do odpowiedniej grupy rzeczowej. Kolejnym krokiem jest chronologiczne posegregowanie teczek bądź całych segregatorów, z uwzględnieniem ich tematyki. Ostatni etap procesu jakim jest archiwizowanie dokumentów to nadanie im wymaganego okresu przechowywania i spakowanie do pudeł, które będą składowane w archiwum. RODO nie wskazuje bezpośrednio sposobu ochrony danych osobowych klientów. Firma musi sama wdrożyć stosowne procedury, odpowiednio do specyfiki prowadzonej działalności.
Przez jaki czas musi być prowadzona archiwizacja dokumentacji?
Archiwizacja dokumentów księgowych w zakresie spraw podatkowych powinna trwać 5 lat. Jeśli chodzi o okres przechowywania deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS-u wynosi on odpowiednio: 10 lat- w przypadku dokumentów przekazanych do 31.12.2011 r. oraz 5 lat- dla formularzy składanych od 01.01.2012 r. Archiwizacja akt kadrowych obejmuje natomiast okres 50 lat po rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy. Odrębna kwestia to archiwizowanie dokumentów wytwarzanych w jednostkach służby zdrowia, co reguluje ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Archiwizacja dokumentacji medycznej trwa standardowo 20 lat, z określonymi wyjątkami wydłużającymi lub skracającymi ten okres.