W każdej firmie przedsiębiorca powinien zadbać o bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji. Ochrona ważnych danych to priorytet, którego nie można pomijać. Nie bez znaczenia jest też zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to usługi, które spełnią nasze oczekiwania. Możemy liczyć na wykwalifikowaną załogę i nowoczesną infrastrukturę usługodawcy. Usługi tego typu obejmują przechowywanie dokumentów elektronicznych i papierowych. Ile lat należy przechowywać akta pracownicze? O czym warto pamiętać? Dlaczego warto skorzystać z profesjonalnych usług?
Przechowywanie akt
Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Ustawa wskazuje, że akta tego typu należy przechowywać przez 10 lat. Wcześniej te materiały przechowywano przez 50 lat. Nie zapominajmy jednak o spełnieniu określonych warunków. Jeśli zatrudniliśmy pracowników po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 do grudnia 2018, możemy skrócić przechowywanie dokumentów kadrowych z 50 do 10 lat. Konieczne jest jednak spełnienie następujących warunków:
- przekazanie do ZUS-u raportu informacyjnego (ZUS RIA),
- przekazanie do ZUS-u oświadczenia (ZUS OSW).
Z kolei akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trzeba przechowywać przez 50 lat.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie złoży odpowiednich dokumentów do ZUS-u, tak jak dotychczas musi przechowywać pracowniczą dokumentację przez okres 50 lat, od dnia zakończenia pracy przed danego pracownika. Co powinniśmy zrobić, gdy pracownik nie odbierze swoich akt? W tym wypadku możemy je zniszczyć w terminie 12 miesięcy po upływie wyznaczonym na odbiór materiałów. Do tego czasu, pracownik ma prawo otrzymać swoje dokumenty.
Przechowywanie akt jest związane z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi specjalny dokument, który informuje o czasie przechowywania akt osobowych. Musi on zawierać wyznaczoną datę odbioru, faktem jest, że ten obowiązek dotyczy pracodawców, którzy nadal przekazują materiały w papierowej wersji.
Usługi z zakresu przechowywania akt
Pamiętajmy o tym, że przechowywanie akt można powierzyć specjalistom. Rhenus Data oferuje przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji na wszystkich nośnikach informacji i danych. Możemy skorzystać z usług dotyczących przechowywania pojedynczej dokumentacji, akt osobowych, teczek, segregatorów, kartonów archiwalnych, elektronicznych nośników danych i wielu innych. Dzięki temu nie trzeba martwić się tym, gdzie przechowywać ważne dokumenty. Nie każda firma ma możliwości przechowywania sporej ilości dokumentów. W tym wypadku przechowywanie i archiwizacja dokumentów może dotyczyć specjalistycznych usług.
Przechowywanie dokumentów kadrowych jest bardzo ważne w każdej firmie. Musimy pamiętać o działaniu zgodnie z przepisami prawa. Ustawa wskazuje, że w wielu przypadkach czas przechowywania to 10 lat. Każdy przedsiębiorca musi mieć na uwadze przepisy prawne.
